Repositório de Arquivos no Ponto Web

Lidar com arquivos e documentos é uma tarefa que faz parte da rotina dos Recursos Humanos e pode ser um tanto quanto trabalhosa, quando se tem muitos colaboradores e um volume grande de informações. No entanto, é fundamental que você consiga arquivar, localizar e distribuir os documentos necessários nas atividades corporativas de forma rápida e eficiente. É aí que entram os arquivos digitais: uma forma de salvar informações digitalmente e disponibilizar para que todas as pessoas envolvidas possam acessar o documento a qualquer momento do dia.

Mas, por que o arquivo digital é importante para o meio corporativo?

Maior acessibilidade para todos;

Documentos relevantes diretamente no computador e dispositivos móveis;

Mais ecológico;

Menor perda de arquivos;

Redução de custos;

Mais segurança;

Entre outras

Pensando nisso, disponibilizamos no Secullum Ponto Web o Repositório de Arquivos, um espaço de armazenamento de documentos, que pode ser utilizado para salvar documentos importantes no cadastro dos colaboradores, tais como: contratos, holerites, recibos, atestados, folha de ponto, entre outros exemplos. Esses documentos sempre estarão à vista, tanto para o RH como para o colaborador, dentro do aplicativo Central do Funcionário.

 

Inclusão de documentos ao repositório

Para a inclusão dos documentos, primeiro devemos incluir os tipos de arquivos. Por padrão, no sistema já veremos 3 tipos criados: Comprovante de Endereço, Diversos e Informativo de Rendimentos.

Apenas usuários do Secullum Ponto Web podem adicionar e gerenciar os tipos de arquivos.

Para adicionar, vá até Cadastros – Tipos de Arquivos:

Clicando em , é possível adicionar outros tipos de arquivos:

Descrição: Cadastre o nome do tipo de arquivo, alguns exemplos: CNH, CPF, Atestado, entre outros;

Código: O código é gerado automaticamente pelo sistema;

Como adicionar documentos ao repositório de arquivos

 

Após cadastrar os tipos, vá até o caminho a seguir para a inclusão dos arquivos para os funcionários: Movimentações – Repositório de Arquivos. Nessa tela veremos todos os lançamentos de arquivos realizados para os colaboradores no período selecionado.

Apenas usuários do Secullum Ponto Web podem adicionar e gerenciar os tipos de arquivos no repositório.

Para incluirmos arquivos para os colaboradores, clique no :

Nessa tela temos as opções:

Funcionário: Selecione o funcionário que terá um arquivo adicionado. Clicando em , temos a pesquisa rápida de funcionários;

 Incluir para todos os funcionários: Inclui para todos os colaboradores ativos do sistema;

Data: Data em que o arquivo será adicionado;

Tipo de Arquivo: Selecione o tipo que será adicionado;

Descrição: Ddescrção sobre o arquivo;

Arquivo: Selecione o arquivo de até 5MB clicando no [icone]. Após a inclusão, o colaborador poderá visualizar ou realizar o download diretamente pelo aplicativo do Secullum Ponto Web;

Ao clicar em Concluir, os arquivos serão adicionados para os funcionários selecionados.

 

Cadastro dos colaboradores

 

Dentro do cadastro de cada colaborador, também é possível enviar arquivos individualmente, utilizando a aba Arquivos para realizar a inclusão dos documentos:

 

Visualizando os arquivos como colaborador

 

Tanto no navegador como no aplicativo da Central do Funcionário, os colaboradores poderão acompanhar, visualizar e realizar do download dos arquivos que o RH incluirá para eles. Abaixo mostraremos como visualizar em cada situação:

Acessando no navegador a Central do Funcionário, vá até Arquivos, onde podemos ver a lista de arquivos já importados para seu usuário:

Selecionando um arquivo específico, é possível visualizá-lo e também realizar o download, conforme vemos o exemplo abaixo:

Seguindo o mesmo padrão acima, o usuário clicará em Arquivos dentro do aplicativo da Central do Funcionário para visualizar os arquivos importados pelo RH. Selecionando um arquivo específico, podemos visualizá-lo e também é possível realizar o download, conforme vemos o exemplo abaixo:

 

Conclusão

 

Em resumo, é importante saber que o arquivo digital não envolve apenas a digitalização de documentos. Trata-se, na verdade, de todo o cuidado que uma empresa tem em relação à captação, ao armazenamento e ao acesso aos seus arquivos digitais, bem como à migração de eventuais arquivos físicos para o ambiente online.

Em todos esses processos, a tecnologia será um fator determinante se você quiser garantir, não só a segurança dos arquivos digitais, mas também a validade jurídica e a utilidade dos arquivos no meio corporativo.

Em caso de dúvidas, consulte o Suporte.