Assinatura Eletrônica no Ponto Web

Agora o Secullum Ponto Web conta com a funcionalidade Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto, opção que visa utilizar meios tecnológicos para facilitar e agilizar o processo de assinaturas físicas dos colaboradores, bem como, reduzir custos no processo de impressões de papéis, o que não seria mais necessário nesse cenário.

Abaixo explicaremos um pouco sobre o que é a Assinatura Eletrônica e como é seu funcionamento dentro do  Ponto Web.

Basicamente, a Assinatura Eletrônica é uma ferramenta utilizada para confirmar que seu titular concorda com o conteúdo expresso em um documento disponível em formato eletrônico.

Em outras palavras, ao assinar um documento por meios eletrônicos, estamos autenticando aquele conteúdo, ou seja, comprovando que tudo que está escrito ali é verdadeiro e íntegro. Então, o signatário (a pessoa que assina), fornece essa garantia de autenticidade.

Vale citar também que todos os tipos de assinatura eletrônica, quando utilizados através de meios autorizados, possuem validade jurídica, porém, não tem a mesma validade jurídica que um registro em cartório. Isso significa que, além de serem muito mais práticas para todos os envolvidos, as assinaturas eletrônicas ainda têm o mesmo valor de uma assinatura tradicional feita a punho, no papel.

A Assinatura Eletrônica ilustra o tipo de assinatura que está previsto no parágrafo 2º do Artigo 10 da Medida Provisória nº 2.200-2. Garante ainda que a autenticidade deste documento possa ser comprovada por outros meios, mesmo sem a utilização de certificados emitidos pelo ICP-Brasil.

Em 2001, foi criada a ICP Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2 que passou a dar validade ao uso de documentação digital, ou seja, o papel passou a ser completamente desnecessário, somente a informação.

Art. 1o Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Sob esse propósito, o §2 do Artigo 10 da mesma MP ainda deixa claro a possibilidade de múltiplos usos de assinatura eletrônica:

Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

§ 2o O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Depois de explicarmos brevemente o que é a Assinatura Eletrônica, mostraremos como utilizar no Ponto Web, onde os funcionários poderão acompanhar, assinar e salvar digitalmente os cartões ponto pela Central do Funcionário App ou Web.

Revisão dos pontos pelo RH

O primeiro passo para utilização da assinatura eletrônica deverá ser dado pelo RH da empresa ou responsável do fechamento de ponto. Esse responsável deverá realizar a verificação dos cartões ponto de todos colaboradores, após essa revisão, o mesmo enviará individualmente, por departamento ou para todos, para que os colaboradores revisem e assinem digitalmente.

Para enviar as folhas para a assinatura, vá até: Relatórios – Cálculos – Imprimir – Tipo de Relatório (Cartão Ponto) e Formato (Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto) – Clique em Imprimir.

Uma nova tela será aberta, onde na Descrição, devemos incluir um nome de fácil visualização para consultas no futuro, por exemplo: Cartões Ponto Junho/2021 (caso seja impresso todos funcionários) ou Funcionário Douglas Silva 06/2021 (caso seja impresso individualmente). Ao clicar em Gerar, os cartões ponto estarão disponíveis para visualização pelo app ou navegador da Central do Funcionário.

Verificação e assinatura dos cartões ponto pelos colaboradores

O segundo passo partirá do colaborador, o RH se encarregará de avisar os mesmos para que verifiquem na Central do Funcionário, os seus cartões ponto.

Agora, os colaboradores irão ver dentro do aplicativo ou web, o campo Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto. Nessa tela, será mostrado os cartões de ponto disponíveis para a assinatura. Ao clicar sobre os cartões, o colaborador poderá visualizar o cartão ponto, podendo baixar o mesmo para conferência.

Após a revisão, selecione uma das opções:

• Aprovar: Concorda com o conteúdo do arquivo – será solicitado a senha da Central do Funcionário para a confirmação da assinatura eletrônica;
• Reprovar: Discorda do conteúdo desse arquivo – será solicitando então um Motivo pelo descarte, no qual o RH tomará providências.

Lembrando que dentro do aplicativo, o funcionário terá sempre em mãos o cartão ponto para download. Outra informação importante, ao Aprovar o cartão ponto, o funcionário possui a data e hora em que o mesmo realizou essa operação, essa informação é de elevada importância para caso tenha problemas no futuro com o empregador.

Acompanhamento das Assinaturas Eletrônicas no Ponto Web

Dentro do Ponto Web, o RH poderá acompanhar os resultados das assinaturas dos colaboradores, para isso, o mesmo deve acessar o caminho: Movimentações – Assinatura Eletrônica de Cartão Ponto.

Nessa tela o usuário poderá ver o Número de Cartões gerados, período, aprovados e rejeitados para cada “grupo” de cartões ponto criado.

Ao clicar sobre os mesmos, será mostrado os funcionários que assinaram, rejeitaram ou ainda que necessitam de um retorno.

Clicando sobre o nome do colaborador, podemos visualizar o cartão ponto, o mesmo que o funcionário possuirá na Central do Funcionário:

Também é possível excluir todo o grupo de assinaturas, caso houver algum erro de cartão ponto de um colaborador.

O RH encontrando algum erro (seja geral ou só de um funcionário), poderá gerar novo cartão ponto repetindo o mesmo processo.

Em caso de dúvidas, consulte o Suporte.